Администрация г.Волгодонска [официальный сайт]
Администрация г.Волгодонска [официальный сайт]
Администрация г.Волгодонска [официальный сайт]
Администрация г.Волгодонска [официальный сайт]
   Сегодня 20 ноября 2018  


Доклад архивного отдела Администрации города Волгодонска на тему: «О работе с запросами граждан социально-правового характера в архивном отделе»

На основании распоряжения Администрации города Волгодонска с 01.01.2011 от 08.11.2011 № 175 архивный отдел Администрации города Волгодонска объединен с муниципальным архивом документов по личному составу г.Волгодонска. В настоящее время объем документов отдела насчитывает 39720 ед.хр. за 1945-2007гг., в т.ч. 11193 ед.хр. документов постоянного хранения и 28527 учтенных ед.хр. документов по личному составу.

Нормативно-правовую базу отдела по работе с обращениями граждан составляют:

В соответствии с частью 3 статьи 26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» социально-правовые запросы – это запросы, связанные  с  социальной  защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством   Российской Федерации.

В соответствии с Положением архивный отдел выполняет следующие функции по исполнению социально-правовых запросов граждан:

Постановлением Администрации города Волгодонска от 24.03.2011 № 617 был утвержден Административный регламент по предоставлению архивным отделом муниципальной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, в соответствии с которым услуга предоставляется:

В соответствии с Административным регламентом в отделе выделено помещение, в котором осуществляется прием граждан. Здесь граждане оформляют заявления (для этого им предоставляются бланки, письменные принадлежности).

Для удобства посетителей в отделе имеется информационный стенд, разработаны бланки заявлений для исполнения запросов социально-правового характера по документам по личному составу и образцы их заполнения. К сожалению, о комфортных условиях для граждан говорить пока не приходится, так как помещение маленькое, условия стесненные и нет возможности принимать одновременно несколько человек.

Также с 2010 года на сайте Администрации города Волгодонска создана страница архивного отдела, где имеется контактная информация об отделе,  образец бланка заявления, сведения об имеющихся на хранении документах, а также о местонахождении, контактных телефонах и адресах федеральных государственных архивов. В настоящее время число посещений страницы около 5000. Также есть электронная почта отдела на сервере mail.ru.

Результатом исполнения социально-правовых запросов граждан архивным отделом являются архивные копии, выписки, справки, подтверждающие трудовой льготный) стаж, размер заработной платы граждан, факт их награждения званием «Ветеран труда», установления опекунства.

Всего в архивный отдел в 2011 году (на 21.11.2011) поступило:
3626 запросов, из них
3106 социально-правовых запросов, в том числе
2356 - от граждан,
610 – из Пенсионных фондов субъектов РФ
За 2010 год поступило всего
3796 запросов, из них
3296 социально-правовых запросов, в том числе
2766 – от граждан,
530 - из Пенсионных фондов субъектов РФ).

Среднее количество ежедневных запросов социально-правового характера – 15.

Как видно из диаграммы, отражающей структуры поступивших запросов, в 2011г. по сравнению с 2010г. уменьшилось кол-во личных обращений граждан и соответственно увеличилось кол-во запросов Пенсионных фондов субъектов РФ. Это связано с подписанием в 2011г. соглашения о сотрудничестве между Администрацией города Волгодонска и Управлением Пенсионного фонда РФ в г.Волгодонске (соглашение от 30.06.2011 № 182), в соответствии с которым УПФР направляет запросы в архив для подтверждения пенсионных прав граждан, обратившихся в Пенсионный фонд. Также в соответствии с данным соглашением введены формы ответов (справок) архива на запросы Пенсионного фонда. Всего архивным отделом осуществляется подготовка 8 видов справок (некоторые из них объемом свыше 5 листов, образец прилагается) Срок исполнения таких запросов (так же как и Пенсионных фондов других городов) – 15 дней.

Более 80% запросов исполняются с положительным ответом.

Сотрудничество с УПФР ведется и в части проведения проверок сотрудниками Пенсионного фонда сведений, указанных в справках, выданных архивным отделом, так и сведений трудовой книжки граждан (по инициативе Пенсионного фонда).

Также архивным отделом налажено тесное сотрудничество с МАУ «Многофункциональный центр» и комитетом по управлению имуществом города (запросы по земельным вопросам, приватизации объектов по документам постоянного хранения). Это также привело к резкому уменьшению личных обращений граждан в архивный отдел. Для более качественного оказания услуг по исполнению запросов граждан в многофункциональном центре создается свой ведомственный архив. В связи с этим архивным отделом оказывается методическая помощь сотрудникам центра в части организации архива, систематизации документов. 

Для улучшения качества оказания услуг по исполнению социально-правовых запросов в организациях-источниках комплектования архивного отдела сотрудниками отдела систематически проводятся проверки состояния хранения документов, отслеживается формирование дел путем ежегодного согласования описей дел по личному составу. С работниками проводятся обучающие семинары по вопросам работы с документами. Тесное взаимодействие налажено с работниками отделов кадров этих организаций. Так в 2011г. помимо проверки состояния хранения документов в организациях-источниках комплектования отдела проверка проводилась также в архивах ОАО «ЭМК-Атоммаш» (с участием начальника отдела Государственного архива Ростовской области) и ОАО «Энергострой».

Относительно новым направлением в исполнении запросов граждан является  исполнение запросов граждан по похозяйственным книгам Красноярского сельского Совета народных депутатов (Добровольского сельского Совета).

В 2011 году принято на хранение 254 похозяйственные книги за 1943-1995гг. Ведется работа по их оформлению в соответствии с требованиями, составлению описей, а также по розыску отсутствующих похозяйственных книг. Также в 2011г. в архивный отдел директором школьного музея школы № 12 Шеремета Иван Ивановичем были переданы 3 земельных шнуровых книги Добровольского мясо-молочного совхоза Цимлянского районного управления сельского хозяйства за 1970-1974, 1986гг. После консультаций с Комитетом по управлению архивным делом Правительства Ростовской области, МАУ «МФЦ» данные книги переданы на хранение в архивный отдел Волгодонского района, где хранятся документы Добровольского сельского Совета. Сведения, содержащиеся в этих книгах, являются очень ценными для подтверждения наследственных прав граждан.

В целях обеспечения социальных гарантий граждан в части их пенсионного обеспечения осуществляется прием брошенных и найденных документов, как по личному составу, так и постоянного хранения. В настоящее время сотрудниками отдела ведется работа по систематизации, формированию, описанию дел Фонда имущества города, Волгодонского участка комплектации (ВУКа). В ближайшее время начнем работу по выдаче справок на основе этих документов.

К сожалению, архив не всегда может подтвердить пенсионные права граждан. В основном это связано с передачей на хранение документов по личному составу не в полном объеме (ОАО «Энергострой», Волгодонской трест столовых, Волгодонской промторг и продторг, управление строительства «Промстрой»), что не позволяет подтвердить трудовой стаж или размер заработной платы граждан.

Для подтверждения социальных прав граждан необходимо, в первую очередь, обеспечить требуемые условия сохранности принятых на хранение документов. Архивным отделом принимаются все меры к обеспечению данных условий. Так архивный отдел Администрации города Волгодонска занял 1-е место в области по итогам работы 2010г. в части обеспечения материально-технической базы. В 2010-2011гг. совместно с административно-хозяйственным отделом проведен ряд мероприятий по обеспечению требований пожарной безопасности  архивохранилищ (выполнен ремонт рабочих комнат, ремонт электропроводки, установлены противопожарные двери во всех хранилищах, установлены противомоскитные сетки на окнах). В ноябре размещен контракт на приобретение и установку стандартных металлических стеллажей в количестве 246 п.м., что также обеспечит хранение документов в соответствии с требованиями пожарной безопасности.

Также для более качественной подготовки справок по запросам граждан в 2010-2011г. были приобретены: два многофункциональных устройства (что позволяет давать ответы на запросы по электронной почте), 3 компьютера. К сожалению, два компьютера являются морально устаревшими; один сотрудник, исполняющий запросы, не обеспечен компьютером.

Чтобы не допустить утраты документов, подтверждающих социальные права граждан, даже при отсутствии необходимых площадей архивохранилищ (в настоящее время не хватает около 60 кв.м. для размещения имеющихся документов) продолжается прием документов по личному составу за счет более плотного размещения документов в хранилищах и рабочих комнатах. В первую очередь принимаются на хранение брошенные документы (Фонд имущества – документы по приватизации государственного и муниципального имущества – по распоряжению Мэра города; ОАО «Энергострой» - хранятся в неотапливаемом здании, расположенном в промзоне Атоммаша).

В настоящее время приоритетной задачей для сотрудников архивного отдела является именно качественное оказание услуги по исполнению социально-правовых запросов граждан и в соответствии с этим строится вся работа сотрудников. Так, в 2011г. ликвидированы очереди граждан. Это обусловлено перераспределением обязанностей между работниками (специалист, ведущий прием граждан; сотрудники, исполняющие запросы граждан; сотрудник, осуществляющий регистрацию и выдачу готовых справок по запросам). Сотрудники отдела дают исчерпывающую информацию при обращении граждан по интересующим их вопросам.

Заведующий архивным отделом
В.В.Глушенко

Презентация:

Просмотров: 2337  




Яндекс цитирования
© Администрация города Волгодонска.
При полном или частичном использовании материалов сайта ссылка на источник обязательна.
e-mail: volgodonskgorod@vlgd61.ru